ШАГ 1. ЗАЧЕМ? ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Пригласите сотрудника и расскажите ему в чем состоит суть бизнес ситуации, которая связана с его заданием. Например «На данном этапе это самый приоритетный проект компании, так как он даст возможность повысить прибыль на 30% за счет привлечения новых рынков». Здесь мы мотивируем сотрудника, говоря о его причастности к важному проекту или задаче. Это поднимает самооценку человека,
повышает его мотивацию.
ШАГ 2. ЧТО ДЕЛАТЬ?
Четко и коротко описываем, что требуется сделать. «Подготовить десятиминутный отчет по ситуации на рынке за последнюю неделю с использованием Power Point и кратких раздаточных материалов. В раздаточных материалах предоставить цифры».
ШАГ 3. КОГДА ВЫПОЛНИТЬ?
Указываем четкий «дедлайн» - крайний срок выполнения задания. Например, «мы должны сдать отчет 10 мая до 13.00».
ШАГ 4. КАК ЭТО ДЕЛАТЬ?
Здесь нам необходимо обеспечить ресурс для подчиненного. Скажем: «Вы сможете получить все необходимые цифры у главного бухгалтера. Финансовую часть вам предоставит зам. финансового директора компании. Пожалуйста, согласуйте с ними встречу».
ШАГ 5. А ЧТО ЕСЛИ?
Форс-мажоры, планы Б лучше всегда предвидеть. Предложите выход из ситуации заранее. «Если что-то пойдет не так, сделайте так-то, обратитесь к тому-то».
ШАГ 6. ЧТО ВАЖНО! НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ!
Важно обращать внимание сотрудника на приоритеты или подводные камни, чтобы задание было выполнено максимально качественно. «Обратите внимание, что на презентации будут также и потенциальные покупатели. Подумайте, какие вопросы могут быть интересны им».
ШАГ 7. КАКИЕ ВОПРОСЫ ВОЗНИКЛИ?
Обязательно спросите, есть ли у человека вопросы. Как правило, они есть, просто их боятся озвучить.
ШАГ 8. КОГДА ВСТРЕЧАЕМСЯ?
Договоритесь о встрече для промежуточного контроля. «Предлагаю встретится в пятницу в 14.00, чтобы обговорить первую часть презентации. Вы успеете ее подготовить к этому времени?»
Вот такой несложный алгоритм. 8 шагов, которые будут способствовать взаимопониманию, и, как результат, эффективности выполнения работы.
Похожий алгоритм можно применять и в общении с детьми, в командной работе, в постановке заданий перед группой людей, на деловых встречах или регулярных офисных «митингах».
Полезным будет также повести итоги, особенно, если это было групповое обсуждение. Т.е. еще раз подсуммировать сказанное, пройдясь по 8 шагам алгоритма, заканчивая общение. Например, резюме к нашей статье могло звучать примерно таким образом:
«Итак, мы рекомендуем применять алгоритм постановки задачи подчиненному для повышения качества конечного результата (ШАГ 1. ЗАЧЕМ). Нам необходимо прописать все восемь шагов алгоритма, повесить записи на видном месте и выучить его на память (ШАГ 2: ЧТО). Это необходимо сделать до конца текущей недели (ШАГ 3: КОГДА). Выучить алгоритм можно, расписав пошагово любую из инструкций, которую вы планируете дать своему подчиненному в ближайшем будущем (ШАГ 4: КАК). Если вам не удастся использовать алгоритм, обратитесь к внутреннему тренеру нашей компании за советом (ШАГ 5: ЧТО ЕСЛИ). Важно также обратить внимание на то, что при постановке задачи следует убедиться в том, что момент времени выбран правильно (это не конец рабочего дня и не обеденный перерыв) (ШАГ 6: ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ). Есть ли еще какие-то вопросы? (ШАГ 7: ВОПРОСЫ) Тогда мы встречаемся с вами в понедельник и обговариваем результаты (ШАГ 8: КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ)
Примерно так 
.
У вас может возникнуть вопрос: «А что, если мой босс не пользуется данным алгоритмом при постановке задач, вместо этого дает сумбурные и невнятные инструкции?» Вряд ли вы сможете предложить ему (или ей) прочитать эту статью и сохранить с ним (или с ней) хорошие отношения. Выход может быть следующим – спросите «Правильно ли я понимаю, что моя задача…?» и дальше уточните все, что вам непонятно, опираясь на основные шаги алгоритма (ненужное можно просто упустить).
Каким бы привлекательным ни был кулинарный рецепт, сначала стоит попробовать приготовить блюдо, и уже потом составить мнение. Приглашаем вас попробовать использовать алгоритм и убедиться в его эффективности на собственном опыте.