Как заставить ваши бизнес презентации работать на вас: 6 советов от мировых гуру
Способность эффективно презентовать информацию и апеллировать к аудитории часто считают врожденными навыками. Это не так. Презентация – это навык, которому можно обучить и которому можно научиться. Доказать это несложно. Достаточно взглянуть на многих политиков в начале их карьеры и сравнить их презантационные навыки того периода с теми, которые они демонстрируют сейчас. Вы незамедлительно увидите разницу. Что еще раз доказывает, эффективная презентация – это работа над собой, подготовка, а также практика и опыт.
Как вы обычно реагируете, когда вас просят провести презентацию? Если это еще не стало привычным для вас делом, то у вас, скорее всего, ПАНИКА! Даже умудренные опытом и общепризнанные специалисты, которые являются профессионалами высшего класса в своей сфере, часто сдаются, так и не попробовав, когда их просят выступить публично. Но давайте с вами для начала определимся с тем, что такое презентация. Это подготовка и передача важного сообщения в логической и сжатой форме, которая ведет к эффективной коммуникации между сторонами.
Другими словами, подготовка всегда предшествует передаче. Эффективная коммуникация это всего лишь логическое продолжение подготовки. Логическая, сжатая и интересная аудитории форма подачи – это тоже вопрос того, насколько хорошо вы подготовились. Другими словами, хорошая презентация – это хорошая подготовка. Важно то, что вы сделали до того, как выйти на сцену. А что это, спросите вы.
Мы предлагаем вам рассмотреть некоторые шаги и советы, которые обязательно сделают ваши презентации эффективнее и выведут вас на новый уровень публичных выступлений. Эти правилам следуют известные гуру в сфере презентаций, именно эти шаги помогли им достичь небывалых успехов в ораторстве.
1. Сформулируйте четкую цель вашей презентации. Это самый важный шаг в процессе планирования. Которому, увы, зачастую не придают значения. Вместо того чтобы концентрироваться на “Что же я буду говорить?”, фокусируйтесь на “Зачем я делаю эту презентацию? Каких результатов я ожидаю?”. Другими словами, спросите себя: “Что я хочу, чтобы аудитория сделала в результате этой презентации?”. Вы хотите, убедить, переубедить или просто проинформировать? От цели будет зависеть содержание.
Авторы книги “Эффективные бизнес и технические презентации” Джордж Моррисей и Томас Сечрест, приводят такой пример: “Например, в новом предложении по продукту, целью проекта может быть «приобретение дополнительного бизнеса для компании». При этом целью презентации будет «получение одобрения от высшего звена менеджмента на предложенный проект». Чувствуете разницу?
Как только вы четко сформулируете цель своей презентации, вы сможете приступить к работе над ее наполнением, которое будет напрямую зависеть от поставленной цели.
2. Когда цель поставлена, определитесь со своей аудиторией, подготовте для себя ее профиль. Вам необходимо отдавать себе полный отчет в том, с какой аудиторией вы будете иметь дело во время вашего выступления. Каковы их предпочтения? Что они любят, а что нет? Каков их социальный статус и отношене к предмету презентации? Возраст? Насколько они “подкованы” в обсуждаемой теме? Могут ли они знать больше чем вы в данной области? Какими могут быть их страхи и опасения? Какие вопросы они могут вам задать?
Важно помнить, что многие блестяще подготовленные презентации так и не достигли своих целей, потому что оратор забыл учесть “фактор аудитории” при подготовке к выступлению.
3. Шаг 3 – подготовка плана презентации. План – это гид, который поможет вам определиться с логикой построения своих мыслей, чтобы достичь поставленных целей. Во время планирования, объедините свою презентацию в несколько логических блоков, каждый из которых будет состоять из центральной идеи и подкрепляющих ее аргументов. В идеале, следуя по стопам великого оратора 21 века Стива Джобса, организуйте свою презентацию в три основных блока. Три- это оптимальное число для запоминания человеческим мозгом.
План также поможет вам увидеть, какие вам нужны дополнительные ресурсы для иллюстрациии и подкрепления своих идей, насколько ваши идеи логично изложены и насколько легко будет аудитории за ними следовать. На стадии планирования вам также нужно просчитать, сколько времени у вас уйдет на презентацию каждого из блоков. Успех – это не количество информации, которую вы успеете “обрушить” на участников, ведь люди, как ни странно J, имеют тенденцию уставать от информационного перегруза. Помните о принципе KISS - keep it short and simple – что значит, будьте кратки и просты.
4. В Шаге 4 вам понадобится выбрать “правильные” иллюстрационнные материалы для презентации. В сегодняшний век интернета проблем с количеством доступных материалов не существует, они бесчисленны. И задание состоит в том, чтобы отобрать нужные. Хорошее планирование помогает сфокусироваться на поиске “правильных” материалов. Спросите себя: “Что моя аудитория на самом деле должна услышать?” Оставьте попытки впечатлить тем, как много вы знаете, помните о принципе KISS.
5. После того, как вы отберете нужные материалы, подумайте о том, как вы “встроите” их в свою презентацию. В этом и состоит Шаг 5. Они должны не только “поддерживать” ваши идеи (Идея 1, Идея 2, Идея 3), но также учитывать то, как меняется уровень внимания аудитории во время презентации.
Кривая удержания внимания аудитории говорит о том, что уровень внимания будет высок в начале презентации. Поэтому так важно начать успешно, ведь именно вступление определит уровень заинтересованности аудитории вашей презентацией. Со сформированным на этом этапе отношением аудитория продолжит внимать вашей презентации, или переключится на созерцание стен и потолка помещения. Повышение внимания в конце презентации, когда аудитория уже устала, тоже всецело зависит от эффективности презентующего, используемых им вспомогательных материалов и манеры презентации. Важно также учесть необходимость “подбодрить” аудиторию в середине презентации, которая, согласно кривой, характеризуется падением уровня внимания. Это можно сделать, показав интересную иллюстрацию, рассказав смешную историю “в тему” или даже просто сменив темп и интонацию речи.
Другими словами, используйте дополнительные ресурсы и материалы, как средство удержания внимания аудитории – самого ценного трофея выступающего.
6. Шаг 6 очень прост. Практикуйтесь! Как мы все знаем, практика творит чудеса. Практикуйтесь перед зеркалом, говорите со стенами или условной аудиторией, тренеруйтесь с друзьями и коллегами, записывайте себя на видео и анализируйте. Это поможет вам исправить ошибки, получить обратную связь, улучшить вашу презентацию до (а не после, когда руками уже не машут), посмотреть на себя глазами вашей аудитории со стороны и чувствовать себя более расслабленным и уверенным во время самой презентации.
Проведение эффективных презентаций – это, вне всякого сомнения, искусство. Но это искусство, которое по плечу каждому. Предугадывайте, планируйте и практикуйтесь. Это поможет вам достигать больших результатов и чувствовать себя уверенно. Вы можете стать следующим гуру публичных выступлений и написать об этом бестселлер всех времен и народов.