Какую картошку вы хотите?
или Tипичные ошибки при постановке задания сотруднику
О том, как эффективно поставить задачу своему сотруднику мы уже рассказывали (Как правильно ставить задачи подчиненным). Просто напомним, что вы можете придерживаться алгоритма из восьми шагов:
1. ЗАЧЕМ? ПОЧЕМУ ВАЖНО? Пригласить сотрудника и рассказать ему, в чем состоит суть бизнес ситуации, связанная с его заданием. Это мотивационная стадия, человек должен понимать, что он является частью важного проекта и его лепта велика.
2. ЧТО ДЕЛАТЬ? Опишите задание. Сотрудник должен выйти из кабинета с четким пониманием того, что ему нужно делать.
3. КОГДА ВЫПОЛНЯТЬ? Укажите сроки. Каждое задание имеет свой дедлайн. Обязательно озвучьте его.
4. КАК ДЕЛАТЬ? Помогите сотруднику с ресурсом. Отпустите его «вооруженным».
5. ЧТО ЕСЛИ? КТО ЕСЛИ? Дайте своему коллеге дополнительный ресурс на случай «форс-мажора». А что если не согласятся?.. А кто если не Марья Ивановна?..
6. ЧТО ВАЖНО! НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ! Обозначьте приоритет.
7. ЕСТЬ ЛИ ВОПРОСЫ? Проверьте, правильно ли вас поняли, спросив у сотрудника, возникли ли у него вопросы. От этого зависит успех выполнения работы.
8. КОГДА ВСТРЕЧАЕМСЯ? Это о промежуточном контроле. Так называемом «ред-лайне». Он дает возможность убедится, что все идет по плану и будет готово к сроку.
Если вы никогда не пользовались таким алгоритмом, можно распечатать его и использовать как «шпаргалку» при постановке заданий своей команде. Со временем это войдет в привычку и ваши инструкции станут намного эффективнее и принесут лучшие результаты.
Что может помешать поставить задачу эффективно? Только вы сами J. Предлагаем рассмотреть некоторые типичные ошибки при постановке задачи и проанализировать свое общение с сотрудниками на их наличие.
Ошибка №1. Неправильный выбор ситуации, места и времени. Скажем, так: идея поставить задачу во время корпоративной вечеринки или впопыхах в коридоре со словами «О, хорошо, что я тебя увидел» не самая лучшая. Поэтому проанализируйте ситуацию, место и время, перед тем как давать задание члену своей команды.
Ошибка №2. Попытка отстраниться от данного задания. «Собственники хотят…» или «Начальство приказало доложить…» Сделайте задание мотивирующим, объяснив, почему оно важно.
Ошибка №3. Отсутствие сроков. «В целом надо как можно быстрее…» или «Это на вчера…». Называйте конкретные цифры и даты, если вы хотите получить качественные результаты и получить вовремя.
Ошибка №4. Недоступность ресурсов. Возможно ли вообще выполнение этого задания? Или это из серии «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что»?
Ошибка №5. Малоэффективная проверка уровня понимания задания сотрудником. На вопрос «Все понятно?» люди, как правило, отвечают «Да». Хотя на самом деле ответ «Нет». Люди боятся озвучить вопросы, чтобы не рассердить начальника или не показаться глупым. Формулируйте вопрос так, чтобы на него хотелось ответить честно: «Скажи, у тебя есть какие-то вопросы?». Предложите обращаться к вам, если вопросы возникнут в ходе выполнения задания.
Ошибка №6. Дополнительная информация, которую мы не сообщили сотруднику. Помните о ней. Дьявол, как известно, в деталях.
Ошибка №7. Отсутствие описания контроля. Как вы будете контролировать ход выполнения задания? Когда состоится предварительная встреча по промежуточным итогам проделанной работы?
И это далеко не все возможные ошибки. Главное помнить, что сотрудник знает всегда меньше, чем знаете вы. Давая задание, подумайте, все ли пазлы у него есть, чтобы, в конце концов, собрать картинку, которую вы просите.
А при чем здесь картошка, спросите вы. Картошка – это метафора. Когда вы просите принести вам картошку, надо понимать, что «картошку» каждый видит по своему. Кто-то подумает о жареной, кто-то о пюре, а кто-то и о картошке фри из ближайшего фастфуда. Сотрудник принесет вам ту «картошку», образ которой возник у него (нее) в голове. В то время как вы хотели клубни.
Выход прост. Заказывая картошку своему подчиненному, поясните ему или ей, какую именно «картошку» вы от них ждете. Используйте алгоритм постановки задачи, избегайте типичных ошибок и получайте удовольствие от полученных результатов.